40% d’augmentation du nombre d’utilisateurs ayant accès à l’impression
40% de diminution du volume d’impressions
C’est le résultat sidérant de plusieurs années d’optimisation de la gestion des impressions chez notre client.
Contexte et objectifs
L'entreprise de transport que nous vous présentons aujourd'hui a entrepris une transformation majeure de la gestion de ses impressions. Consciente des coûts et de l'impact environnemental liés aux impressions incontrôlées, elle a souhaité réduire le gaspillage et mieux connaître son parc.
L'objectif était de rationaliser la répartition des imprimantes et de sensibiliser les collaborateurs à une consommation plus responsable. Pour cela, elle a choisi l'accompagnement de Doxense avec sa solution Watchdoc, offrant un suivi précis, un contrôle centralisé et une gestion optimisée de l'impression.
La méthodologie fut donc la suivante : la réalisation d’un audit pour identifier les usages et les leviers d'optimisation, la mise en place d'une politique d'impression grâce à Watchdoc et Focalist, et le déploiement des interfaces embarquées (WES*) pour l’ensemble des imprimantes multifonctions.
Au delà de la mise en oeuvre de la solution, le projet intègre une gestion de projet sur le long terme. Un comité de pilotage composé chez Doxense d'un sales manager, d’un chef de projet et d’un consultant a accompagné l'entreprise durant toute la durée du contrat. Sa mission était notamment de proposer, suivre et faire évoluer une politique d'impression efficace et adaptée. Evidemment un support technique pour la gestion et la résolution des incidents était également a disposition.
Après une collaboration efficace et d'excellents résultats obtenus pendant 7 ans, la confiance a été renouvelée pour 7 ans de plus !
*WES = Watchdoc embedded solution
Mise en place d'un projet personnalisé
Étape 1 : optimisation du parc d'impression
Nous avons commencé par une partie analyse :
- Un inventaire complet du parc et une assistance dans le choix du matériel
- Un audit approfondi des usages pour mieux comprendre les besoins.
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Ce qui a mené à ces améliorations :
- Les imprimantes USB obsolètes sont progressivement retirées, permettant ainsi une modernisation du parc.
- Une migration du serveur d'impression et une proposition de nouvelle architecture permettent de bâtir une infrastructure plus efficace et pérenne.
- Un renouvellement de parc en fonction de la consommation des 6 derniers mois collectés par Watchdoc.
Étape 2 : les formations
Une formation complète a été dispensée aux équipes de support de niveau 1 et 2, avec une gestion proactive des tickets d'incidents (114 tickets traités). En effet, la solution Watchdoc a bénéficié de trois mises à jour majeures rendant le produit plus performant et nécessitant une formation des équipes support.
Étape 3 : l'accompagnement
La conduite du changement est un pilier fondamental de cet accompagnement, c’est pourquoi une communication régulière est diffusée aux utilisateurs par mail et des campagnes sur la consommation de papier. Ces actions incluent des rapports trimestriels et annuels qui sensibilisent davantage les utilisateurs aux pratiques responsables. Une politique d'impression est mise en place pour guider les usages, tandis que des suggestions personnalisées et un déploiement des WES permettent d'adapter les services aux besoins des utilisateurs.
Étape 4 : le comité de pilotage (COPIL)
Enfin, un comité de pilotage (COPIL) est désigné afin d’assurer un suivi rigoureux des actions menées, et des initiatives RSE.
Bilan et résultats
Tous ces changements ont permis de faciliter l'accès à l'impression aux utilisateurs avec une augmentation de 40% tout en réduisant le gaspillage et les documents imprimés de 40%.
En conclusion, la volumétrie d’impression a été réduite, de même que le nombre de périphériques et le nombre d’incidents, optimisant ainsi l'efficacité de leur infrastructure.