40% d’augmentation du nombre d’utilisateurs ayant accès à l’impression
40% de diminution du volume d’impressions
C’est le résultat sidérant de plusieurs années d’optimisation de la gestion des impressions chez notre client.
Contexte et objectifs
L'entreprise de transport que nous vous présentons aujourd'hui a entrepris une transformation majeure de la gestion de ses impressions. Consciente des coûts et de l'impact environnemental liés aux impressions incontrôlées, elle a souhaité réduire le gaspillage et mieux connaître son parc.
L'objectif était de rationaliser la répartition des imprimantes et de sensibiliser les collaborateurs à une consommation plus responsable. Pour cela, elle a choisi Watchdoc, offrant un suivi précis, un contrôle centralisé et une gestion optimisée de l'impression.
La méthodologie fut donc la suivante : la réalisation d’un audit, la mise en place de licences Watchdoc et Focalist pour tous les périphériques, ainsi que des licences WES* pour l’ensemble des MFP.
Un premier engagement d'une durée de sept ans a été conclu, comprenant une offre de support technique pour la gestion et la résolution des incidents. À l'issue de ce contrat, la confiance a été renouvelée pour une nouvelle période de sept ans.
Un comité de pilotage (Copil) était également inclus, ainsi qu’une proposition de politique RSE. Une équipe composée d'un sales manager, d’un chef de projet et d’un Consultant ont accompagné l’entreprise durant toute la durée du contrat.
*Le WES désigne l'interface embarquée du multifonctions
Mise en place d'un projet personnalisé
Étape 1 : optimisation du parc d'impression
Nous avons commencé par une partie analyse :
- Un inventaire complet du parc et une assistance dans le choix du matériel
- Un audit approfondi des usages pour mieux comprendre les besoins.
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Ce qui a mené à ces améliorations :
- Les imprimantes USB obsolètes sont progressivement retirées, permettant ainsi une modernisation du parc.
- Une migration du serveur d'impression et une proposition de nouvelle architecture permettent de bâtir une infrastructure plus efficace et pérenne.
- Un renouvellement de parc en fonction de la consommation des 6 derniers mois collectés par Watchdoc.
Étape 2 : les formations
Une formation complète a été dispensée aux équipes de support de niveau 1 et 2, avec une gestion proactive des tickets d'incidents (114 tickets traités). En effet, la solution Watchdoc a bénéficié de trois mises à jour majeures rendant le produit plus performant et nécessitant une formation des équipes support.
Étape 3 : l'accompagnement
La conduite du changement est un pilier fondamental de cet accompagnement, c’est pourquoi une communication régulière est diffusée aux utilisateurs par mail et des campagnes sur la consommation de papier. Ces actions incluent des rapports trimestriels et annuels qui sensibilisent davantage les utilisateurs aux pratiques responsables. Une politique d'impression est mise en place pour guider les usages, tandis que des suggestions personnalisées et un déploiement des WES permettent d'adapter les services aux besoins des utilisateurs.
Étape 4 : le comité de pilotage (COPIL)
Enfin, un comité de pilotage (COPIL) est désigné afin d’assurer un suivi rigoureux des actions menées, et des initiatives RSE.
Bilan et résultats
Tous ces changements ont permis de faciliter l'accès à l'impression aux utilisateurs avec une augmentation de 40% tout en réduisant le gaspillage et les documents imprimés de 40%.
En conclusion, la volumétrie d’impression a été réduite, de même que le nombre de périphériques et le nombre d’incidents, optimisant ainsi l'efficacité de leur infrastructure.