Une importante mairie française a entrepris un projet visant à revoir la gestion de son parc d'impression et de numérisation. Ce projet, fondé sur l'efficacité et la durabilité, avait pour objectif de mettre en place une politique d'impression optimisée, tout en améliorant les processus internes. Pour concrétiser cette initiative, la mairie a fait appel à Doxense, dont la solution Watchdoc s’est révélée particulièrement adaptée.
Contexte et objectifs
Le projet s’articulait autour de plusieurs objectifs clés :
- Réduire l'impact environnemental en s'inscrivant dans une stratégie de Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE).
- Optimiser l'utilisation du parc matériel pour en améliorer l'efficacité.
- Maîtriser les coûts associés aux services d'impression.
Avant l'intervention de Doxense, la mairie gérait un parc d'impression composé de
- 18 000 imprimantes locales
- 4 200 systèmes multifonctions
Tous répartis sur 2 957 sites, pour un total de 55 000 agents.
Une analyse réalisée en 2017 a révélé une consommation moyenne par utilisateur de 2 495 pages par mois, dont 28 % en couleur, soulignant la nécessité d’une gestion plus rigoureuse et d’une rationalisation des ressources.
Déroulement du projet
Le projet s'est déployé en plusieurs phases, chacune étant essentielle à l'atteinte des objectifs fixés.
Année 1 : Analyse des usages
• Doxense a d’abord déployé l'agent Watchdoc pour collecter les données d'utilisation, ainsi que l'outil Focalist pour inventorier le parc et mesurer les volumes imprimés.
• Un serveur d'impression Watchdoc a été mis en place, accompagné d'un Proof of Concept (POC) pour tester un service d'impression sécurisé.
Année 3 : Mise en place de la politique de gestion des impressions
La mairie a adopté une politique d’impression avec des mesures clés :
• Limitation des impressions en couleur
• Sécurisation des nouveaux copieurs
• Impression recto-verso et en noir et blanc par défaut
• Connexion de tous les matériels au réseau
• Mise en place d'une file unique pour l’ensemble des copieurs de la ville.
Année 5 : Enrichissement de la politique d'impression
La politique d'impression a été adaptée aux besoins évolutifs des différents services. L’accent a été mis sur l’amélioration continue de la qualité du service rendu et sur l’introduction de nouveaux services pour faciliter l’utilisation des équipements d’impression et de numérisation.
Année 2 : Déploiement de Watchdoc
• La solution Watchdoc a été déployée à grande échelle, précédée d'une formation des équipes support.
• Un accompagnement au changement a été mis en œuvre pour assurer une adoption progressive des nouvelles technologies.
• La sécurisation des matériels a été réalisée grâce à Watchdoc, et les données collectées ont été analysées pour affiner la stratégie.
Année 4 : Reporting et amélioration de l'architecture
Un rapport a été rédigé pour les directions afin de communiquer sur les résultats obtenus et les usages d’impression par service. De plus, l’architecture d'impression a été optimisée pour garantir une haute disponibilité des équipements.
Bilan et résultats
Les résultats de ce projet ont été largement positifs avec une réduction de l'impact environnemental : environ 2 000 arbres sauvés chaque année grâce à la réduction du volume d'impression.
Amélioration de la qualité du service :
- Les impressions peuvent désormais être réalisées depuis les appareils mobiles.
- Une sécurisation des documents a été mise en place
- L'accès aux équipements d'impression est devenu plus simple et plus intuitif.
- La disponibilité des services d'impression a été améliorée.
Les chiffres clés :
Ce projet a permis à la mairie d’atteindre ses objectifs en matière de développement durable tout en optimisant ses ressources et en améliorant la qualité des services offerts à ses agents. Cette initiative exemplaire pourrait servir de modèle à d’autres collectivités souhaitant s’engager dans une voie similaire.