Impression en entreprise : les coûts cachés qui minent vos budgets

31 Mar 2025 - Focalist Watchdoc
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On croit souvent que l’impression n’est qu’un poste mineur dans les charges d’une entreprise. Une erreur classique… et coûteuse. Derrière chaque page imprimée se cache une cascade de dépenses invisibles : encre, papier, électricité, maintenance, temps perdu… Et si l’on vous disait qu’une stratégie de gestion d’impression intelligente peut transformer ce gouffre financier en levier d’économies durables et responsables ?

Bienvenue dans les coulisses de l’impression moderne.

Papier, encre & gaspillage : l’impression dans tous ses excès

📈 Des volumes d'impression souvent hors de contrôle

Même à l’ère du numérique, le papier reste roi dans de nombreuses organisations. Le problème ? Environ 22 % des impressions ne sont jamais utilisées. Elles finissent à la corbeille. Pas l’icône sur votre bureau, la vraie.

Chaque document non lu représente une perte financière… et un impact écologique.

🎨 Couleur : attention à la facture qui dérape

Le saviez-vous ? Une impression couleur coûte entre 3 à 4 fois plus cher qu’une impression noir et blanc. Pourtant, dans bien des entreprises, cette fonctionnalité reste libre d’accès, sans restriction ni suivi.

Exemple d'une entreprise de transport : l’un de nos clients a réduit ses impressions couleur de 60 % après avoir installé une solution de gestion. Résultat ? Des économies tangibles sur les consommables, sans perte de productivité.

🛠️ Comment Watchdoc reprend la main sur l’impression

Grâce à Watchdoc, il devient simple de :

  • Forcer l'impression en noir et blanc par défaut

  • Activer le recto-verso automatiquement

  • Impliquer les collaborateurs grâce à des tableaux de bord clairs

👉 Résultat : des économies moyennes de 20 % à 30 % sur les impressions, tout en sensibilisant les équipes.

Énergie & impression : un duo trop énergivore ?

⚡ Des imprimantes allumées H24 : une habitude coûteuse

Laisser tourner une imprimante la nuit, le week-end, ou en période creuse ? Cela revient à chauffer une pièce vide. Une imprimante laser en veille peut consommer jusqu’à 150 W/heure.

📉 Des pics de consommation invisibles sans pilotage

Sans supervision centralisée, il est impossible de savoir quelles machines sont trop sollicitées, ou à l’inverse, inutilisées. Résultat : des pertes d’énergie, mais aussi une usure prématurée de certains modèles.

🧠 La solution intelligente : Watchdoc + Focalist

  • Focalist identifie les imprimantes énergivores ou inactives

  • Watchdoc mesure la consommation en temps réel

💡 Ensemble, ces outils permettent de réduire la facture énergétique liée à l'impression, tout en optimisant le parc.

Maintenance, gestion & surdimensionnement : le triangle des coûts cachés

🖨️ Trop ou pas assez d’imprimantes ? Dans tous les cas, ça coûte cher

Un parc d’impression mal dimensionné, c’est :

  • Des équipements sous-utilisés, donc non rentabilisés

  • D’autres sur-sollicités, donc plus souvent en panne

  • Des achats ou locations inutiles

➡️ Certaines entreprises disposent de 2 à 6 fois plus d’imprimantes que nécessaire.

💸 Maintenance : le coût oublié de l’impression

  • 1 appel sur 5 au support IT concerne… une imprimante

  • Les coûts liés aux pannes, remplacements et interventions s’additionnent

  • La productivité des équipes est directement impactée

🔧 Une impression mieux gérée, c’est moins de pannes

Grâce à la combinaison Watchdoc + Focalist :

  • Les équipements critiques sont mieux surveillés

  • Les alertes sont remontées avant la panne

  • Le cycle de vie du matériel est prolongé

Résultat : une réduction des coûts de maintenance, et des collaborateurs moins frustrés.

Sécurité & impression : un angle mort trop souvent ignoré

🔓 Fuites de données : l’impression est un point d’entrée

Un document confidentiel oublié sur une imprimante ? Ce n’est pas qu’une erreur de distraction, c’est une faille de sécurité. Et dans un monde où les normes ISO 27001 s’imposent, c’est une erreur qui coûte cher.

👨‍👩‍👧‍👦 Les impressions personnelles, ces usages non maîtrisés

Photos, formulaires administratifs, devoirs des enfants… Les impressions personnelles passent souvent inaperçues, mais elles grèvent les budgets et sollicitent inutilement les machines.

🔐 Watchdoc sécurise chaque impression

  • Authentification obligatoire avant l'impression

  • Suivi utilisateur et traçabilité complète

  • Détection des abus ou usages hors cadre

🎯 Objectif : réduire les risques et garder le contrôle sur l’ensemble des impressions.

Conclusion : imprimer, oui… mais intelligemment

L’impression en entreprise ne se résume plus à “mettre du papier dans une machine”. C’est un enjeu économique, écologique, technique et sécuritaire.

👉 En repensant votre politique d’impression, vous pouvez :

  • Réduire vos coûts de 20 à 40 %

  • Diminuer l’empreinte carbone de votre organisation

  • Sécuriser vos flux de documents sensibles

  • Mieux piloter votre parc d’équipements

🔍 Besoin d’une vision claire de vos usages et dépenses ?

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