Qu’est-ce que la libération sécurisée des impressions ?

*Selon le rapport de Quocirca (Global Print Security Report)

Il y a plusieurs raisons de les protéger :

• Confidentialité des informations sensibles : les entreprises traitent souvent des informations confidentielles, telles que des données sur les clients, des stratégies commerciales, des projets en cours, etc. En les libérant de manière sécurisée, vous garantissez que vos informations ne tombent pas entre de mauvaises mains et ne compromettent pas la sécurité de l'entreprise.

• Protection des données personnelles des employés : les employés peuvent avoir accès à des informations personnelles sensibles sur leurs collègues ou sur eux-mêmes. En libérant des impressions de manière sécurisée, on s'assure que ces informations restent confidentielles et ne soient pas utilisées de manière inappropriée.

• Conformité aux réglementations : dans de nombreux pays, il existe des lois et des réglementations strictes sur la protection des données. Au sein de l'Union Européenne, c'est le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) qui protège la confidentialité des usagers. En libérant des impressions de manière sécurisée, les entreprises se conforment à ces réglementations et évitent les sanctions potentielles pour non-respect de ce règlement.

• Favoriser un environnement de travail sain : les employés sont susceptibles de se sentir davantage en sécurité et de s'engager dans un dialogue ouvert s'ils ont confiance dans la manière dont leurs impressions sont traitées. Les libérer de manière sécurisée peut encourager un climat sain et de transparence au sein de votre entreprise pouvant améliorer la collaboration et la productivité de vos collaborateurs.

Libérer des impressions de manière sécurisée en entreprise est essentiel pour protéger la confidentialité des informations, protéger la vie privée des employés et favoriser un environnement de travail sain et transparent.

Watchdoc est une solution de gestion d’impression permettant aux entreprises de simplifier, sécuriser et réguler leurs opérations. Grâce aux données environnementales et aux politiques d’impression, les entreprises peuvent modifier le comportement des utilisateurs et encourager des habitudes éco-responsables.

Notre solution vous donne les clés pour libérer vos documents de façon sécurisée. Une fois l'impression lancée, il ne vous reste plus qu'à vous rendre devant le multifonction de votre choix. Chaque utilisateur possède un mode d'authentification unique lui permettant d'accéder aux documents se trouvant sur sa propre file. Cette file est vidée après un délai choisi par l'entreprise, limitant ainsi la durée de stockage des travaux sur les serveurs.
Watchdoc offre à ses utilisateurs un environnement sécurisé, garantissant la confidentialité des documents et évitant les oublis. Les économies générées, notamment en termes de ressources naturelles, permettent à notre solution de s'inscrire dans le cadre de la politique RSE de l’entreprise.

Chez les utilisateurs

La libération sécurisée des documents offre de nombreux avantages aux utilisateurs.

Son principal atout est la confidentialité. Les documents ne sont imprimés que lorsque l'utilisateur est physiquement présent à l'imprimante et les libère via un badge ou un code PIN. Cela réduit le risque que des informations confidentielles soient vues ou prises par des personnes non autorisées.

Cette méthode est également plus flexible pour les utilisateurs. Elle leur permet d'envoyer des travaux à la file d'attente et de les libérer depuis n'importe quelle imprimante sécurisée au sein de l'entreprise, améliorant ainsi la flexibilité et la mobilité.

Utiliser la libération sécurisée réduit aussi les impressions inutiles. La nécessité de valider physiquement l'impression permet de diminuer les erreurs d'impression multiples ou accidentelles, fréquentes dans un environnement de bureau occupé.

Enfin, elle offre une traçabilité précieuse. Les utilisateurs peuvent facilement suivre leurs travaux et s'assurer que leurs documents ont été imprimés correctement, ce qui permet une meilleure gestion personnelle de leurs besoins.

Pour les Entreprises :

Dans un premier temps, elle permet de sécuriser les données et de réduire les risques de fuite. La libération sécurisée garantit que seules les personnes autorisées peuvent accéder aux documents, diminuant les risques de fuite de données sensibles et de non-conformité réglementaire.

La libération sécurisée donne la possibilité aux entreprises de profiter d'une réduction des coûts. La diminution des impressions inutiles et accidentelles permet de réduire la consommation de papier et d'encre, ainsi que les coûts associés à la gestion et à la maintenance des imprimantes. De plus, les entreprises peuvent mieux gérer leur parc d'imprimantes en équilibrant la charge des documents imprimés, prolongeant ainsi la durée de vie de leurs équipements.

En France, chaque salarié consomme l’équivalent de 3 ramettes de papier par mois. Sachant que 25 % des documents sont jetés 5 minutes après leur impression.*

Cette méthode permet aussi de réduire grandement le gaspillage. En imprimant uniquement ce qui est nécessaire et en évitant les impressions oubliées, les entreprises contribuent à la réduction de leur empreinte écologique, soutenant des initiatives de développement durable.

Utiliser un logiciel permettant de libérer les documents de façon sécurisée permet de responsabiliser les utilisateurs quant à leurs habitudes d'impression et les entreprises peuvent promouvoir une culture de responsabilité et de conscience des coûts parmi leurs employés.

Les systèmes de libération sécurisée fournissent des données détaillées sur les habitudes, permettant aux entreprises d’analyser et d’optimiser leur utilisation des ressources.

*D'après une étude de l'ADEME